Wie Not-to-Do Listen dein Leben erleichtern können

Eine Sache, die im Zeitmanagement unverzichtbar geworden ist, ist die T-Do-Liste, auf der alle anfallenden Aufgaben gelistet werden. Schnell wirken diese jedoch überladen, wir halsen uns selbst zu viele Aufgaben auf und der Berg wird immer größer. Ich kenne es selbst nur zu gut, als ich noch mit Kind vollzeit gearbeitet habe, dass ich beinahe daran erstickt wäre, alles zu erledigen. Dann bin ich über den Begriff Not-To-Do-Liste gestolpert. Was sie genau ist und wie Du sie sowohl beruflich als auch privat nutzen kannst, um Dein Leben zu erleichtern, möchte ich Dir heute verraten.

Sicherlich hast Du festgestellt, dass bei mir am Blog in letzter Zeit nicht sehr viel los war. Das liegt hauptsächlich daran, dass ich mein Zeitmanagement in den letzten Wochen nicht so gut im Griff habe. “Die sitzt doch nur in Elternzeit zuhause” denkst Du Dir jetzt bestimmt – klar, das tue ich. Doch auch ich habe immer wieder nur kurze Zeitfenster, in den ich mich wirklich intensiv um eine Sache kümmern kann. Sei es der Haushalt, mein kleines Heimbüro oder aber mein Blog, der mir eigentlich sehr am Herzen liegt, aber dennoch Zeit abverlangt. Ich verrate Dir eins: an diesem Beitrag habe ich ganze 5 Tage geschrieben, immer ein bisschen, weil ich nicht ein mal eine längere Zeit am Stück schreiben konnte. Und schnell passiert es mal, dass ich gehetzt Dinge erledige, die mir eben auffallen und ich zum Schluss denke “hätte ich dch bloß mit etwas anderem angefangen, denn ich bin jetzt keinen Schritt weiter gekommen und sollte noch xy tun”. Mein Problem: ich habe meine Proritäten falsch gesetzt. Neben meinen anfallenden Aufgaben kommt an dieser Stelle die Not-To-Do-Liste ins Spiel. Das bedeutet, dass ich mich ganz bewusst dazu entscheide, gewisse Dinge nicht zu tun. Dabei bin ich nicht nur insgesamt effektiver, sondern gewinne auch noch Zeit für mich selbst.

Welche Aufgaben kann ich auf die Liste setzen?

Das Gute ist: diese Liste kann ganz vielfältig eingesetzt werden. Du kannst Dir aussuchen, welche Variante für Dich die Richtige ist und sie an Dein Leben und Deine Situation immer wieder anpassen.

Wichtige, aber nicht dringende Aufgaben

Ich gliedere meine Aufgaben nach folgenden Kriterien:

  • Wichtig und dringend, muss sofort erledigt werden
  • Wichtig aber nicht dringend, ich habe z.B. zwei Wochen Zeit, bis sie erledigt sein muss
  • Nicht wichtig oder dringend, es ist egal wann ich es mache

Angenommen, ich hätte jetzt eine wöchentliche To-Do-Liste, da ich ein vergesslicher Mensch bin und mir Dinge einfach oft notieren muss. Auf der steht unter anderem der Punkt “Bringe das Retoure-Päckchen zur Post” und “Kaufe xy dringend ein”. Ich könnte in die Stadt losgehen, das Päckchen zur Post bringen und dann in den Laden laufen. Dabei käme ich in Stress, da beides nicht in unmittelbarer Nähe liegt und ich nur ein kurzes Zeitfenster habe, um zurück zu kehren. Wenn ich die Dinge aus dem Laden heute brauche, das Paket aber noch ein paar Tage Zeit hat, bis es zurück muss, muss ich eine dieser Erledigungen nicht gleich machen. Diese kann auf die Not-To-Do-Liste wandern. Damit sage ich mir bewusst “ich muss das Paket wegbringen, aber ich erledige es nicht heute, da es nicht dringend ist”. In dem Fall wird die Not-To-Do-Liste an einem anderen Tag zur To-Do-Liste, weil ich diese wichtige Aufgabe zu einem späteren Zeitpunkt als “dringend” betiteln muss.

Im Büro funktioniert das ebenfalls wunderbar. Wie oft habe ich meine überfüllte Liste angesehen und mir gedacht “Das schaffe ich heute niemals!” also habe ich gewisse Punkte auf andere Tage geschoben, an diesen als wichtig markiert und aus meiner heutigen Liste gestrichen. So konnte ich mich ganz entspannt meinen aktuellen Prioritäten widmen, ohne mich überforert zu fühlen. Das hat aber die Gefahr, dass an den folgenden Tagen weitere wichtige und dringende Aufgaben aufkommen können. Dazu später mehr.

Aufgaben, die jemand anderes für uns erledigen kann

Oft fallen Dinge an, die gemacht werden müssen. Aber vielleicht bietet es sich ja an, wenn uns jemand dabei hilft. Wenn wir bei dem Paket bleiben: nehmen wir an, es wäre wichtig, dass es heute auf die Post kommt. Unser Partner oder ein Familienmitglied ist aber sowieso mit dem Auto unterwegs und fährt daran vorbei. Dann können wir unsere Not-To-Do-Liste in eine T-Do-Liste für diese andere Person umwandeln und die wichtige Aufgabe übergeben.

Beruflich funktioniert das ganze sehr gut, wenn man Mitarbeiter hat, die einem Zuarbeiten oder im besten Fall sogar ein Praktikant oder Azubi vorhanden ist. Diese freuen sich oft über sinnvolle und wichtige Aufgaben. Also packen wir alles, was wir heute nicht erledigen können, da es eine geringere Priorität hat, auf diese Liste und übergeben sie weiter.

Dinge, die uns daran hindern, etwas zu erreichen

Heutzutage ist es üblich, sich feste Ziele zu setzen. Seien es Monats-, Quartals- oder Jahresziele. Die Ziele können sowohl privater, als auch beruflicher Natur sein. Diese erledigen sich nicht von selbst, wir müssen genau darauf hinarbeiten, oft über einen längeren Zeitraum. Sei es ein bestimmter Umsatz oder einfach nur eine Lebenseinstellung, die wir umsetzen möchten. Hierbei gibt es immer Dinge oder Verhaltensweisen, die uns dabei fördern, diese umzusetzen, aber auch solche, die uns daran hindern. Mit der Not-To-Do-Liste können wir bewusst Zeitfresser oder Energiefresser bestimmen, die uns daran hindern werden und die wir deshalb bewusst vermeiden. Um einige Beispiele zu nennen:

  • Keine Aufträge aus Kulanz annehmen, die uns weder persönlich noch fachlich weiterbringen
  • Ständig E-Mails checken
  • Rückfragen vergessen
  • Sich ablenken (zum Beispiel durch soziale Medien)
  • Den Zeitplan misachten

Die Not-to-Do-Liste als Habit-Tracker

Wir alle haben sie, die schlechten Angewohnheiten, die wir einfach loslassen müssen, da sie uns immer Zeit, Energie und im schlimmsten Fall unsere Gesundheit kosten. Anstatt uns gute Gewohnheiten zu formulieren, die wir sowieso umsetzen möchten, könnten wir durch die Not-To-Do-Liste schlechte Gewohnheiten formulieren, die wir lassen sollten. Durch einen Habit-Tracker können wir zudem festhalten, ob wir diese an allen Tagen umsetzen konnten. Punkte auf der Not-to-Do-Liste könnten in dem Fall sein:

  • Weniger oder gar nicht rauchen, Alkohol trinken o.ä.
  • Zu viel Zeit am Handy verbringen, ständig das Handy checken
  • Grübeln
  • Keine Zeit an der frischen Luft verbringen
  • In der Pause über die Arbeit sprechen
  • An kinderfreien Tagen nur über Kinder sprechen
  • Freie Zeit nicht zur Entspannung nutzen

Die Not-to-Do-Liste in den (Arbeits-)Alltag einbauen

Da wir jetzt wissen, was eine Not-to-Do-Liste aussieht und wie wir sie nutzen können, müssen wir einen Weg finden, wie wir sie auch umsetzen und fest in unseren Alltag einbauen, damit sie uns langfristig das Leben erleichtern kann. Wenn Du diesen Beitrag angeklickt hast, willst Du schließlich etwas an dieser Situation ändern. Du möchtest mehr Zeit für Deine Aufgeben und Ziele haben und willst, dass noch Energie und Zeit für Dich selbst übrig bleibt. Deshalb hier einige Tipps:

  • Hänge die Not-to-Do-Liste sichtbar an einem Ort, an dem Du dich regelmäßig aufhälst und wo Du hinschaust. Sei es Dein Arbeitsplatz oder nur der Kühlschrankmagnet (hier könnte stehen “Heißhungerattaken nachgeben”).
  • Aktualisiere die Liste regelmäßig. Mache Dir täglich oder wöchtentlich frische Listen und vermerke, ob Du dich daran gehalten hast
  • Halse Dir auch hier nicht zu viel auf. Aufgeschoben ist nicht aufgehoben. Wenn Du zu viele Aufgaben nach hinten schiebst, umso größer wird das Paket im Nahinein, sodass Du wieder in ein Vermeidungsverhalten fallen kannst
  • Setze Dir wie immer realistische Ziele und Vorgaben

Vorteile und Gefahren der Not-to-Do-Liste

Sicherlich hast Du aus diesem Beitrag rausgehört, dass diese Liste neben den vielen Vorteien auch ihre Tücken mit sich bringt. Diese musst Du immer im Auge behalten, damit sie Dir das Leben wirklich erleichtern kann und nicht erschweren wird.

Gefahren / Nachteile

  • Der Fokus liegt hier auf den negativen Aspekten
  • Wir neigen zu einer Aufschieberitis
  • Die Aufgaben werden nur für den Moment kleiner
  • Es wird nur definiert, was zu lassen ist, nicht was zu tun ist

Vorteile

  • Prioritäten werden gesetzt
  • Wir machen uns bewusst Gedanken darüber, was wichtig ist und was weniger wichtig ist
  • Wir können schlechte Gewhnheiten und Zeitfresser erkennen und benennen
  • Wir lernen, Aufgaben auf- oder weiterzugeben
  • Wir schaffen mehr Zeit für uns, eliminieren Stresssituationen

Nutzt Du schon die Not-to-Do-Liste? Was hilft Dir bei Deiner Organisation? Welche schlechten Gewohnheiten würdest Du drauf setzen? Schreibe mir gerne einen Kommentar!

38 Antworten auf „Wie Not-to-Do Listen dein Leben erleichtern können“

  1. Toller Beitrag! Ich glaube das Eisenhauer Prinzip könnte für dich sehr nützlich sein. Lange Zeit habe ich mich auch in To-Do Listen verzettelt, doch seit ich mithilfe des Adenauer-Kreuzes und dem Eisenhauer Prinzip meine Aufgaben priorisiere erledige ich Dinge viel effizienter und ohne schlechtes Gewissen, Dinge ausgelassen zu haben 🙂

    1. Von dem kreuz habe ich bereits gehört, damals hat mein Chef es mir vorgestellt. Als Assistentin habe war ich einer Flut an Aufgaben ausgeliefert von unzähligen Kollegen

  2. Das sind interessante Aspekte zum Setzen von Prioritäten. Wir hatten in der Ausbildung die SWOT-Analyse, das ist ja vom Prinzip her sehr ähnlich. Gerade das Abgeben von Aufgaben kann schon viel erleichtern. Ich schreibe auch gerne Listen, allerdings sind die bei mir immer gefühlt endlos. Doch dann muss ich wenigstens nicht mehr dran denken und kann mich besser sortieren. Die Idee mit den Farbe finde ich super!
    Liebe Grüße
    Natalie

    1. Kommt drauf an, wie viel Zeit man über den Listen hängt und ob man eher spontane Gedanken niederschreibt, oder über die Themen brütet, denke ich

  3. Als Studentin eines Fernstudiums bin ich mir der Bedeutung eines effektiven Zeitmanagements bewusst, aber irgendwie beschleicht mich dabei immer das Gefühl von den grauen Männern aus Momo.
    Sparen wir wirklich Zeit oder verlieren wir Zeit damit, dass wir uns ständig optimieren wollen? Allerdings hast du vollkommen recht.
    Ein ordentliches Zeitmanagement erleichtert einem das Leben.

  4. Aufgaben nach Prioritäten gliedern erspart einem eine Menge Zeit, Nerven und Ärger. Ich habe eine App, mit der kann man verschiedene Listen erstellen und dann auch nochmal kategorisieren in “heute erledigen” oder “besonders wichtig”. Das hilft mir, meinen Alltag zu strukturieren.
    Liebe Grüße,
    Marie

  5. Ich setze auf To Do Listen. Diese sind auch in dringend und weniger dringende Dinge aufgelistet. Als Coach und Psychologin finde ich eine positive Formulierung immer besser als eine negative (wie z.B. Not To Do Liste) … aber wenn sie dir hilft, ist es perfekt :-). Nur darauf kommt es an.

    lg
    Verena

    1. Das Problem hatte ich auch angesprochen, dass der Fokus ins negative fallen kann 🙂 aber auch diese Liste kann man sich ins positive ziehen

  6. Ich mache mir sehr selten To-Do Listen und mache immer alles “spontan” und komme ganz gut damit klar. 🙂 Aber die Art Not-To-DO Liste kannte ich noch gar nicht – danke für die Tipps.

    Liebe Grüße
    Lisa

  7. Ich mag To-Do-Listen sehr gerne. Es mindert den Stress finde ich und sorgt dafür, dass ich erst bei der einen Sache bleibt und dann zunächst übergehe. Außerdem freue ich mich über jeden Punkt auf dieser Liste, den ich abhacken kann.

    Liebe Grüße,
    Saskia Katharina

  8. Erst habe ich nicht so verstanden, was Du meinst mit Not-To-Do. Aber nun hab ichs kapiert! Tu-Das-Nicht. Eine Art Prioritätenliste führe ich sowieso schon, sonst würde ich hier komplett durchdrehen. Gut, dass Du Deinen Weg gefunden hast, das freut mich sehr.

    Lieben Gruß, Bea.

  9. Na das ist ja mal eine völlig neue Sichtweise und nicht uninteressant, ich glaub, das muss ich mal ausprobieren, mein Stresslevel ist nämlich zur Zeit viel zu hoch!

    Danke für die tolle Anregung und hab ein schönes Wochenende!
    LG Antje

  10. Liebe Wioleta,

    zu gegeben, von einer Not-to-Do-Liste habe ich noch nichts gehört. Daher fand ich deinen Artikel super interessant und auch logisch. Klar, so eine Liste ist negativ behaftet, aber sie ist dennoch auch eine Stütze. Cool. Das werde ich mal ausprobieren. Meistens nutze ich ja keine Listen, aber die hier, die ist doch praktisch.

    Liebe Grüße,
    Mo

  11. Ein toller Beitrag, auch bei mir häufen sich die TO-DO Listen und meist werden die Punkte nicht weniger sondern mehr. Das kann frustrierend sein und ich seh mich oft nicht aus…aber das mit den Kriterien finde ich spannend und ich werde auch mal die Not-TO-DO Listen ausprobieren😉

  12. Von einer Not-To-Do-List habe ich tatsächlich noch nie gehört. Auch wenn eine Priorisierung stattfindet, ist das auch glaube ich eine Methode, die für mich nicht funktioniert. Ich arbeite sehr gerne mit einer Kanban Matrix =)
    Liebe Grüße,
    Emilie von LA MODE ET MOI

  13. Ich versuche, meinen Tagesablauf nach dem Eisenhower Prinzip zu gliedern. Meistens gelingt es ganz gut.
    Die Not-to-Do-Liste finde ich einen sehr interessanten Ansatz für den Alltag.

    Gruss
    Natascha

  14. Ich liebe Listen total, ich bin jedoch noch nie auf die Idee gekommen, eine Not to do Liste zu machen. Das muss ich direkt mal umsetzen 🙂 In meinem Alltag, egal ob privat oder im Büro, lasse ich mich nämlich viel zu schnell ablenken…

  15. Bisher brauchte ich keine Listen, da ich ein sehr strukturierter Mensch bin. Gerade in den letzten Wochen bemerke ich aber, dass ich anfange mir Notizen zu machen. Deine Anregung mit der To-Do-Liste kommt da gerade recht.

    Alles Liebe
    Annette

  16. Für mich als nicht Listenführerin ein interessanter Einblick!
    Ich organisiere mich in der Regel nur gedanklich im Stil von “Was wollte ich demnächst erledigen? Ach ja. Dann mache ich heute mal das.” Wenn ich merke, dass ich eher “Was MUSS ich erledigen?” denke oder es nicht mehr schaffe, mir alles zu merken, weiß ich, dass es zu viel ist – und passe demnächst besser auf. Das klappt nicht an jedem Tag, aber meistens. So kommt gar nicht erst das Gefühl von Stress auf, sondern die Einstellung “Was könnte ich denn heute machen?”. Aufgaben werden zum Abenteuer 😀

    1. Das würde so bei mir gar nicht funktionieren. Ich muss an so vieles denken, organisatorisch für mich und die kinder. Wenn deines größer ist und Hobbys und bald schule hat, wirst du es verstehen 🙂

  17. Ich nutze zwar keine Not-To-Do-Liste sondern nur die klassische aber versehe diese mit Farben. Die eine Farbe ist wichtig und heute zu erledigen die anderen ist wichtig aber in der Dinglichkeit nicht so hoch. Wir haben also den selben Ansatz und den finde ich gut😊 Beiträge zur Stressbewältigung gibt es auf meinem Blog auch immer wieder. Ich finde, wenn man sich dauerhaft immer wieder mit diesen Themen befasst, dass man sich und sein Denken & Handeln ändern kann. Menschen sind schließlich Gewohnheitstiere.

    Viele Grüße Eileen von http://www.eileens-good-vibes.de

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