Die 5 Minuten Regel

Heute habe ich mal wieder einen tollen Trick für Dich, wie Du unheimlich Zeit sparen kannst und dabei ganz schnell Dinge von Deiner To Do Liste abarbeitest. Toll, oder? Denn wenn ich ein Problem in meinem Zeitmanagement hatte, dann war dieser das Verschieben von Dingen auf Später. Die 5 Minuten Regel ist ein kleiner Anhaltspunkt, wie Du die Hierarchie der zu erledigenden Dinge bestimmen kannst:

Ganz gleich, ob im Beruf, mit Kindern oder zuhause, auch Du hast sicherlich schon mal Dinge auf später verschoben. Diese Aufschieberitis ist auch mir gut bekannt und so oft dachte ich mir “ach das kann ich auch später noch machen!”. Denn schließlich können wir uns nicht spalten und wer soll das alles auch auf einmal hinbekommen? Natürlich ist das zunächst richtig und wichtig, dass wir nicht durcheinander arbeiten und unsere Aufgaben zunächst sortieren. Ich verwende hier gerne die Matrix “Wichtig, dringend, nicht wichtig, nicht dringend”.

Doch aufgeschoben ist nicht aufgehoben und der Stapel an Arbeit, die Du noch abarbeiten musst, wird immer größer. Am Ende des Tages hast Du plötzlich ganz viele kleine Aufgaben, die Du noch abarbeiten musst. Du kennst mit Sicherheit Sätze wie:

  • Das ging ja schnell, wieso habe ich das nicht gleich gemacht?
  • Kleinvieh macht schließlich auch Mist!
  • Statt diese Aufgabe in eine Mail zu packen, hätte ich es auch einfach kurz selbst formulieren können
  • Das hat ja gar nicht so lange gedauert
  • Hätte ich das doch schon früher erledigt, dann hätte ich jetzt meine Ruhe!

Na, klingelts? In diesem Beitrag geht es um diese vielen kleinen Aufgaben, die eigentlich sofort hätten erledigt werden können. Und ab heute formulierst Du dir den Satz anders: Kleine Aufgaben, die sofort erledigt werden müssen!

Aufgeschoben ist nicht aufgehoben

Manchmal gibt es nämlich Aufgaben, bei den der Aufwand, sie nach Hinten zu schieben größer ist, als der, sie einfach gleich zu erledigen. Sprich, manchmal dauert es sogar länger, eine Aufgabe in den Kalender einzutragen oder Deine Liste zu setzen, als sie sofort abzuhaken und keinen Gedanken mehr daran zu verschwenden. Doch wie erkenne ich solche Aufgaben?

Alles, was unter 5 Minuten dauert, wird sofort erledigt

Ganz typisches Beispiel aus meinem Leben als Chefassistentin: Du sitzt an einer aufwendigen Präsentation und hast schon Stunden damit verbracht, das Ende ist aber in Sicht. Da kommt ein Kollege vorbei (ist leider der Große Nachteil an einem Großraumbüro) und bittet Dich, ihm kurz diese Datei zu senden, in der erklärt wird, welcher Verkäufer für welches Gebiet zuständig ist. Du vertröstest ihn auf später und notierst Dir schnell, dass Du ihm diese Datei senden willst. Schließlich möchtest Du ja Deine Präsentation schell fertig stellen und Aufgaben abzubrechen, stört Deine Konzentration (dass Du diese bereits unterbrochen hast, indem Du das Gespräch geführt hast, lässt Du außen vor). Dein Kollege wird ungeduldig, hakt mehrfach bei Dir nach, wann er endlich die Datei von Dir bekommt. Schließlich hast du zwei Stunden später die Präsentation beendet und nimmst dich der anderen Aufgabe an. Den Ordner hast Du in nur zwei Klicks gefunden und die Datei fügst Du schnell in eine Mail an und sendest sie dem Kollegen zu.

Von Außen betrachtet merkst Du jetzt also schnell, dass Du Dir doppelt Arbeit gemacht hast, in dem Du die schnelle Aufgabe verschoben hast. Der Aufwand, die aufzuschreiben und Deinen Kollegen mehrfach zu vertrösten war größer, als sie gleich zu machen. Und das ist der spingende Punkt.

Beispiele für 5 Minuten Aufgaben

Vielen Menschen fällt es schwer, Prioritäten zu erkennen und zu setzen. Deshalb gebe ich Dir an diese Stelle eine kleine Entscheidungshilfe und nenne Dir ein paar kleine Beispiele. Vieleicht kannst Du diese auch in Dein Leben integrieren.

Schnelle Aufgaben im Büro – sofort erledigen

  • Auf eine E-Mail Antworten (Achtung, das gilt nicht wenn Du wie ich ein Postfach von über 100 neuer Mails jeden Morgen hast)
  • Dein Postfach schmälern, indem Du alle Mails, die Besprechungen zu- oder absagen direkt löschst (so hast Du gleich am Morgen einen besseren Überblick über Dein Postfach und die Flut an neuem Input erscheint kleiner)
  • Diese oben genannten Mails, falls Du sie aus organisatorischen Zwecken behalten und notieren musst, als ungelesen markieren und in externe Ordner schieben
  • Kleine Bitten wie angefragte Dokumente, die Deine Kollegen nicht finden zusenden oder kurze Auskünfte geben
  • Aufgaben, die Du eigentlich delegieren würdest, aber der Aufwand, sie einer anderen Person zu erklären, länger dauert, als das Erledigen
  • Dokumente ablegen anstatt sie auf einen Ablagehaufen zu werfen, der Dir mal Stunden rauben wird (besonders wer in der Industrie eine Ausbildung gemacht hat, kennt die nervige Ablage die man tagelang für andere Personen erledigen musste und ist dagegen quasi “geimpft”)
  • Zu druckende Dokumente gleich printen, der Drucker arbeitet ja nebenher
  • Mindmaps, Ideen aufschreiben

Lange Aufgaben im Büro – hier besser terminieren und planen

folgende Aufgaben sind Beispiele für nicht geeignete 5 Minuten Aufgaben und werden besser nach hinten verschoben und in Ruhe erledigt:

  • Mails beantworten, zu den wir erst noch recherchieren müssen
  • Termine in einem schwierigen (vollen) Kalender erstellen
  • Gespräche mit Kunden vorbereiten
  • Unterlagen erstellen
  • Konzepte erstellen

Schnelle Aufgaben im Haushalt – sofort erledigen

Da mein Blog ja die Vereinbarung von Beruf UND Familie beinhaltet, möchte ich Dir natürlich nicht vorenthalten, wie Du die 5 Minuten Regel auch zuhause anwenden kannst 🙂 Denn auch hier kannst Du damit viel bewirken: es sammelt sich einfach überall was an und manchmal haben wir das Gefühl, dass wir mit dem Aufräumen gar nicht hinterher komme. Deshalb nehme ich mir jeden Morgen schon vor dem Fühstück meine 5 Minuten Zeit, um folgende Aufgaben wegzuschaffen:

  • Schlafzimmer lüften
  • Betten machen
  • Geschirr vom Vortag in die Küche bringen
  • Geschirr immer direkt in die Spülmaschine räumen, damit es gar nicht erst in der Küche rumsteht
  • Den vollen Geschirrspüler anlassen oder ausräumen – ist bei uns morgens unterschiedlich
  • Flächen abwischen
  • Herumliegendes Zeug aufsammeln
  • Die Sofakissen und Decken aufschütteln und ordentlich hinlegen

Alleine diese kleinen Gesten machen eine Wohnung gleich viel angenehmer und dauern wirklich weniger als 5 Minuten!

Übrigens: Zum Wochenende gibt es noch einen Beitrag darüber, wie Du eine chaotische Wohnung ordentlich wirken lassen kannst 🙂

Vorteile der 5 Minuten Regel

Jetzt kommen wir zu meinem Lieblingsteil solcher Beiträge 🙂 Ich fasse zum Schluss immer gerne nochmal alle Vorteile zusammen!

  • Es häufen sich keine Kleinigkeiten oder unwichtige Dinge an
  • Der Berg an Aufgaben wird nie zu groß
  • Wir schaffen uns Überschaubarkeit
  • Wir schaffen Ordnung
  • Wir sind motivierter, wenn wir zu Beginn des Tages Aufgaben aufarbeiten konnten

Da lohnt es sich doch direkt, diese Methode dauerhaft anzuwenden oder?

Wie organisierst Du Dich? Erledigst Du kleine Dinge auch sofort? Erzähle mir davon in den Kommentaren!

21 Antworten auf „Die 5 Minuten Regel“

  1. Liebe Wioleta,

    von der fünf-Minuten-Regel habe ich noch gar nichts gehört und war ganz gespannt was es damit auf sich hat. Ich finde deine Tipps super sinnvoll, vor allem bei mir auf Arbeit. Da gibt es auch hin und wieder Situationen, da ist wäre das Anwenden dieser Regel wirklich praktisch. Manchmal würde es nur nicht gehen, weil ich aus dem entsprechenden Programm erst heraus kann, wenn der Vorgang abgeschlossen ist.
    Aber ich werde mir die Regel mal zu Herzen nehmen 😉

    Liebe Grüße,
    Mo

  2. Hi! das klingt nach einer hilfreichen Methode. vielen Dank dafür. Werde ich am Montag, back at office, gleich mal ausprobieren.

    Ich persönlich bin ja sowieso ein Fan von klarer Strukturierung des Tages. So bin ich einfach viel produktiver.
    LG Sophie

  3. Hallo Wioletta,

    toller Artikel und super Struktur. Die Regel kannte ich noch nicht, setze sie aber bereits intuitiv um. Nur blöd, wenn eine Aufgabe dann plätzlich doch mal länger dauert als ursprünglich angenommen.

    LG

  4. Das sind tolle Tipps! Ich hatte mir auch mal eine Zeit lang angewöhnt, Dinge die sich gleich erledigen lassen, direkt zu erledigen. Das ist tatsächlich effektiver. Aber dann hatte ich manchmal das Problem, dass ich zu den großen Aufgaben nicht kam, weil es einfach zu viele kleine Dinge gibt, die in diese 5 Minuten Regel passen. Hier muss ich auf jeden Fall noch lernen, besser Prioritäten zu setzen.

    Liebe Grüße,
    Diana

  5. Aaaahahaha, ja das kenn ich zu gut! Und bei mir ist es oft der innere Schweinehund, den ich neuerdings Schwackel nenne (halb Schwein, halb Dackel, Idee von meiner Freundin Wencke), der zu mir sagt, ach lass doch, mach später.
    Organisation ist alles. Ich arbeite nach einer ToDo-Liste und das kontinuierlich. Solche kleinen Aufgaben erledige ich immer morgens als erstes und dann noch mal zum Schluss. So hat der Schwackel keine Chance. Ich bin gespannt auf Deinen Beitrag, eine chaotische Wohnung ordentlich wirken zu lassen.

    Lieben Gruß, Bea.

  6. Ich finde die 5 Minuten Regel wirklich super! Aktuell versuche ich, sie wo es nur geht einzuhalten, ertappe mich aber dabei, dass ich mich dennoch manchmal um Aufgaben drücke. Hilfreich finde ich sie dennoch.

  7. Ich gehöre eher weniger zu den Mensch, die Sachen aufschieben. Bei mir muss immer sofort alles weggeräumt und erledigt werden, sonst fühle ich mich unwohl. Es sei denn, es sind Gäste da. Dann mache ich schon mal eine Ausnahme.

    Liebe Grüße,
    Saskia Katharina

    1. Liebe Saskia,
      Das ist mit Kindern manchmal gar nicht so einfach. Kann man auch mit dem Besuch gleichstellen… Da ist jemand da, der jetzt deine Aufmerksamkeit will

  8. Interessant, aber im Grunde ist es ja richtig. Wenn du eh schon unterbrochen worden bist und zum Beispiel das Senden einer Email kostet wenig Zeit, dann kann man solche Aufgaben schnell abarbeiten. Manchmal frage ich mich auf Arbeit auch, wie ich das alles zur Zufriedenheit hinbekommen. Dieser Tipp wird mir gut helfen in meinem Zeitmanagement.
    Im Haushalt habe ich mir deine Tipps tatsächlich schon angewöhnt, weil ich selbst gemerkt habe, es dauert nicht lang und sieht gleich viel besser aus in der Wohnung.

    1. Liebe Yv,
      Ja da hast du recht! Es ist nicht einfach, alle zufrieden zu stellen. Aber die einzige, die du wirklich zufrieden stellen musst, bist du selbst. Der Rest kommt automatisch

  9. Hey du.
    Ich erledige Dinge am Abend noch wenn die Kinder schlafen, wobei ich meist dann alles fertig habe. Nach dem Abendbrot wird zum Beispiel noch Staub gesaugt, gerne auch nochmal die ganze Wohnung, dass Sofa soweit gemacht und was noch so ansteht. Bin da ein sehr ordentlicher Mensch und alles hat seinen Platz. Es gibt aber auch Tage, oft die vor den Tagen, wo ich dann mal ein bis zwei Dinge stehen lasse und an meinem Buch schreibe oder im Bett lese. Diese Auszeit brauche ich dann, damit ich wieder voll durchstarten kann.

    Dinge die aber wirklich nur fünf Minuten oder weniger brauchen, erledige ich auch gerne gleich. Warum auch aufschieben?

    Liebste Grüße,
    Merry.

    1. Liebe merry,
      Da meine kleinste noch bei mir auf dem Arm schläft, bis wir ins Bett gehen, habe ich genau so eine Zeit gar nicht. Bei mir läuft zur Zeit alles nebenher mit Kind. Daher bin ich sehr froh, wenn ich schnell mal was wegschaffen kann am Morgen

  10. Ich gehöre zu den Menschen, die nichts aufschieben. Unangenehmes erledige ich immer vor dem Angenehmen. Dennoch habe ich den Artikel gerne gelesen, denn die Tipps sind gegen Aufschieberitis richtig klasse.
    Alles Liebe
    Annette

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