5 Tipps gegen Zeitfresser

5 Tipps gegen Zeitfresser

Heute war mal wieder so ein Tag.. Ich habe mir viel vorgenommen, doch rückblickend betrachtet habe ich nichts davon erreicht. Wieso? Weil ich meine Zeit mit sinnlosen Zeitfressern verschwendet habe. Das passiert mir ganz oft: aus einem Blick auf die neuesten Nachrichten am Handy wird eine Stunde, die man sinnfrei in sozialen Medien herumscrollt. Und anstatt uns sinnvoll auf unsere Arbeit zu konzentrieren, halten wir ein Schwätzchen hier und es ergeben sich wieder ganz andere Aufgaben, die wir eigentlich nicht machen wollten und die uns auch nicht weiter bringen.

Welches typische Zeitfresser sind und was ihr tun könnt, um effizienter zu werden, möchte ich euch heute verraten.

Smartphone Falle

Wir sind gesegnet mit der Digitalisierung, denn mit ihr können wir fast alles gemütlich vom Sofa aus erledigen. Unsere Smartphones dienen schon lange nicht mehr nur der Kommunikation, wir können damit beinahe alles tun, denn es gibt mittlerweile Apps und Funktionen für beinahe alle Bereiche des Lebens. Dasselbe können wir bei Tablets beobachten: kaum jemand liest mehr ein Buch auf Papier, die eBooks sind immer mehr im Kommen. Meist kaufen sich die Nutzer jedoch nicht einfach nur ein eBook, die Wahl fällt auf ein Tablet, das dank Internetzugang genauso funktioniert, wie ein Smartphone.

Was ich damit sagen will ist, dass die vielen Möglichkeiten, was wir an einem Gerät tun können, uns immer mehr dazu verleiten, alles mögliche zu machen, nur nicht das, was wir sollten. Und zu schnell passiert es, dass wir nur mal schnell unser Smartphone checken wollten und ewig daran hängen bleiben. Umso wichtiger ist es, bewusst mit diesem Gerät umzugehen:

  • Bestimme einen Ort, an dem das Smartphone benutzt oder verboten ist. Bei uns zuhause wird das Gerät beispielsweise nicht am Tisch benutzt, ganz gleich ob dort gegessen wird oder nicht
  • Lege das Gerät in Konzentrationsphasen zur Seite, am besten an einen Ort der nicht unmittelbar erreichbar ist
  • Schalte es zu bestimmten Tageszeiten auf Stumm oder gar in den Flugmodus
  • Gehe nicht ohne Ziel ans Handy. Wenn Du nicht weißt, was du darin machen möchtest, mache lieber nichts. Die Gefahr ist zu groß, dass Du in den Sozialen Medien oder bei Candy Crush fest hängst

Zu viel Planung

Was uns in allen Ratgebern begegnet ist es, den Tag organisiert zu gestalten. Wir bekommen immer mehr Tipps und Möglichkeiten, Listen zu führen und den Tag zu planen, an jeder Ecke lauern Bullet Journals. Was jedoch mein Fehler im Büro oft war, dass ich zu viel Zeit ins Planen investiert habe. Ich habe Listen über To Dos und Prioritäten geführt und habe Anleitungen geschrieben, wie ich eine Aufgabe beim Nächsten Mal besser lösen könnte. Mit meiner Kollegin haben wir immer Listen zur Themenübergabe geführt, wenn die andere nicht da war und während der Abwesenheit der andren haben wir notiert, was wir wichtiges erledigt haben, damit sie es „mal gehört hatte“. Und ich hatte immer ein großes Zeitproblem, Überstunden waren bei mir quasi immer vorprogrammiert. Wenn ich nach einigen Monaten Abstand zu meinem Job als Assistentin zurück blicke, weiß ich, dass die genaue Planung, mein Zeitfresser Nummer eins war. Denn das verschieben unrelevanter Aufgaben dauerte im Endeffekt länger, als diese gleich zu erledigen.

Eins nach dem Anderen

Ein anderer Zeitfresser den ich aus meinem Job und somit aus meinem Front-Office kenne, ist das Erledigen von hunderten von Dingen zur selben Zeit. Eben war man noch in eines vertieft, klingelt das Telefon oder jemand läuft vorbei und möchte „kurz mal etwas“. Das Problem bei solchen Unterbrechungen aus der Konzentrationsphase ist, dass man sich in die komplexen Aufgaben komplett neu wieder eindenken muss und sortiert, wo genau man eigentlich war. Besser ist es, alle Störquellen zu eliminieren, das Telefon stummschalten, ein Nicht-Stören-Schild aufhängen oder was auch immer Deine Kreativität erlaubt.

Unordnung beseitigen

Ich bin ein Meister des Chaos und meinem Schreibtisch sieht man das einfach an. Bin ich mal in Hochform, fliegen schon mal die Dokumente durch die Gegend und fragt mich jemand nach etwas, muss ich erstmal in dem Haufen auf meinem Tisch wühlen. Schnell passiert es auch mal, dass ich Dinge verlege und neu organisieren muss, was zusätzlich Zeit kostet.

  • Ich nehme mir genau zweimal am Tag die Zeit , meine Dokumente zu sortieren: morgens lege ich mir alles zurecht, was ich im Laufe des Tages brauchen würde, Abends soriere ich wiederum alles ein, was sich so angesammelt hatte
  • Zum Sortieren nutze ich Fächer und Mappen. Meine Fächer sind beschriftet zum Beispiel mit „To Do“ oder „Unterlagen zu Terminen“, die Mappe ist in Zahlen von 1-31 sortiert, damit alle Unterlagen am jeweiligen Tag verfügbar sind

Werde zum Nein-Sager

Wer kennt sie nicht, die Aufgaben, die keiner machen will und die jeder an seine Mitmenschen weiterschiebt. Dieses Phänomen ist sowohl beruflich als auch privat sehr ausgeprägt. Wer nicht Nein sagen kann, hängt so ganz schnell in „könntest Du mal…“ Aufgaben, die dich in nichts weiter gebracht haben. Es liegt also an Dir, die Bremse zu ziehen und einfach mal Nein zu sagen, wenn Du wichtigeres zu erledigen hast.

Welche sind Deine schlimmsten Zeitfresser? Und was tust Du dagegen? Teile es in den Kommentaren

27 Gedanken zu „5 Tipps gegen Zeitfresser

  1. Zeitfresser sind wirklich nicht zu unterschätzen. Mittlerweile habe ich gelernt auch einmal nein zu sagen oder zumindest STOP zu sagen wenn ich mit einem Teil meiner Arbeit noch nicht fertig bin und Kolleginnen was von mir brauchen. Mein Schreibtisch hingegen ist so eine Sache – da müsste ich mich ein wenig mehr an der Nase nehmen.
    Ich stimme dir auch zu, dass man Dinge nicht überplanen sollte, eine Grobstruktur ist wichtig, aber ich plane selten bis ins kleinste Detail, da mich das viel zu abhängig macht und keinen Platz für Kreativität lässt.
    LG
    Carina

    1. Ja dir liebe Ordnung ist im Stress schnell mal dahin, das kenne ich leider nur zu gut! Da muss ich mich selbst immer sehr zusammen nehmen um alles direkt an Ort und Stelle zu legen

  2. Ganz toller hilfreicher Beitrag!
    Mein Zeitfresser Nummer 1 ist auch ganz klar das Smartphone… das muss ich wirklich mal besser in den Griff kriegen 😀

    Alles Liebe
    Katii

  3. Mein größter Zeitfresser ist ebenfalls das Smartphone. Ich verbringe einfach viel zu viel Zeit auf Facebook, beim Beantworten von Nachrichten oder beim Spielen. Das Handy an einen für den Moment schlecht erreichbaren Ort zu legen ist ein guter Tipp. Vielen Dank dafür!

  4. Oh da hast aber einen tollen Artikel geschrieben!!! Mein Zeitfresser Nr. 1 ist das Handy. Blödes Facebook und Instagram, wo ich doch viel zu oft drauf schaue….
    Da muss ich echt daran arbeiten.

  5. Ohja, einige deiner Punkte sind wie für mich geschrieben. Digital Detox (zumindest reduzierten Medienkonsum vor den Kindern) und Unordnung beseitigen, sind dieses Jahr große Themen für mich. Bei mir war eher das Problem, dass ich Dinge zu unstrukturiert, unorganisiert angegangen bin und jetzt arbeite ich daran, neben Listen auch an deren Umsetzung zu arbeiten. Danke für deine wertvollen Tipps!

  6. Bis auf das Smartphone (ich habe immer noch das mittlerweile antike MotoRazr :D) kenne ich die von Dir genannten Zeitfresser ebenfalls und versuche sie ähnlich anzugehen. Bei den Ordnern klappt es allerdings nur wochenweise – dann endet es jedes Mal in „muss eingeordnet werden“, „muss dringend eingeordnet werden“, „muss irgendwann mal eingeordnet werden“ etc. …

    Ein Tipp am Rande, der für ein gutes Gewissen sorgt: Sich ruhig ab und zu Zeitfresser bewusst gönnen. Wenn man mit dem Gedanken „heute lasse ich es mal so richtig eskalieren und surfe herum, bis mir die Augen brennen“ in den Abend startet, ist die Müdigkeit am nächsten Morgen leichter zu ertragen 😉

  7. Mein größter Zeitfresser ist definitiv das Smartphone. Und natürlich Internet insgesamt, denn ich sitze echt abends bis spät in die Nacht am Rechner, lese meine Google Analytics, schaue in Youtube Videos, schneide nebenbei am Handy ein eigenes, schreibe schnell an einem Blogbeitrag, während nebenbei die Insta-Stories laufen…

    Ich werde mir in Zukunft feste Smartphone-Zeiten festlegen. Das kann man beim IPhone sogar sich einstellen. Den Kindern habe ich es schon eingestellt.

    Lieben Gruß, Bea.

    1. Liebe Bea,
      Sofern du das Internet tatsächlich für den Blog und somit für etwas sinnvolles nutzt, ist es kein Zeitfresser. Das wäre er nur, wenn du stundenlang an den insta stories anderer hängen würdest

  8. Bei uns sind es immer die gleichen Dinge die uns absolut Zeit kosten. Zum
    Beispiel morgens, da braucht meine Maus immer 20 min noch mal auf dem
    Sofa, um wach zu werden und um so früher ich sie wecke umso länger braucht sie. Das ist einfach ein absoluter zeitfresser bei uns

    1. Oh ja meine ist auch eine Trödel queen! Sie sitzt schon mal 10 Minuten einfach auf dem Badezimmer Boden bis sie es schafft, sich die Hose an zu ziehen

  9. Es sind immer die kleinen Dinge die einem die Zeit nehmen.
    Vielen dank für deine Tipps, da ist einiges dabei was ich wohl auch mal versuchen sollte um zusetzten.
    Vor allem das mit dem Handy, denn das Ding kostet einem echt eine Menge Wertvolle Zeit, die man wirklich anders nutzen kann.
    Oder auch eben die 10 Dinge auf einmal, da versuche ich mittlerweile aber auch schon meine Aufgaben, sinnvoll nach und nach abzuarbeiten.
    ei der Arbeit haben wir im Support ein Ticket-System eingeführt, hier können die Kunden ihren Problemchen eintragen und wir sie dann nach einander abarbeiten. Somit rufen sie nicht ständig an und bringen einen wieder total aus dem Thema.

    Liebe Grüße Sabrina

  10. Wow, den Tipp mit dem Handy finde ich richtig gut. Dass man es bei Tisch auf keinen Fall benutzen darf, auch wenn gerade nicht gegessen wird. Unbewusst greift man wirklich oft zum Handy und solche Regeln verhindern das 😉

  11. Ich beschäftige mich beruflich damit und halte Seminare dazu wie man Zeitfresser eliminiert und effizienter wird. Da sind schon ein paar gute Tipps dabei :-). Das Handy ist ja sowieso die Geisel unserer Zeit.

    Liebe Grüße
    Verena

  12. Tolle Tipps, liebe Wioleta. Einiges werde ich mal ausprobieren.

    Die lieben Zeitfresser kenne ich auch zur Genüge. Ich habe mir angewöhnt abends mein Handy auszustellen. Aber tatsächlich sind die sozialen Medien meine schlimmsten Zeitfresser. Vor allem immer dann, wenn ich keine Lust habe die anstehende Arbeit zu machen. Mir hilft dann (wenn ich kann) Musik. Da geht sogar der Hausputz fast von selbst 😉

    Liebe Grüße,
    Mo

  13. Vielen Dank für diesen Beitrag, der mich dazu bringt, über die eigene Handlungsweise nachzudenken. Meine größen Zeifresser sind wohl das Nicht-umsetzen-können des „eins nach dem anderen“. Allerdings bin ich da auch oft fremdgesteuert. Ich komme an eine Aufgabe nicht weiter, weil ich z.B auf Input von jemand anders angewiesen bin. Also widme ich mich in der Zwischenzeit einer andernen Aufgabe…. So stehe ich am Ende des Arbeitstages oft vor 10 angefangen Aufgaben, die ich nicht abschliessen konnte. Sowas ist nicht nur zeitfressend sondern auch frustierend. Ein wirkliches Mittel dagegen habe ich aber noch nicht gefunden.
    Verspielte Grüßle, Simone

  14. Hey, deine Tipps sind sehr interessant zu lesen. Darüber musste ich definitiv nachdenken.^^ In die Smartphonefalle tappe ich nicht, aber alles andere mache ich genau so, wie du es lieber nicht machen willst. Gerade eine detaillierte Planung hilft mir gut über den Tag, was nicht heißt, dass ich kleine To Dos nicht trotzdem spontan noch einschiebe… Für „Könntest du mal kurz“ bin ich auch sehr emfänglich, aber ich mag halt auch das Image, dass man sich auf mich verlassen kann & dass ich mich nicht vor unliebsamen Aufgaben drücke. Allerdings artet es auch nicht aus bzw. muss man schon trotzdem auch ab und zu „nein“ sagen. Wenn es zu viel wird oder wenn einfach anderes wichtiger ist. Da alle Kollegen auf Augenhöhe arbeiten, macht es dann einfach jemand anders oder meldet sich von vornherein, es zu übernehmen.

    Danke für den interessanten Artikel 🙂

    1. Liebe Nadine,
      Toll wie du Deine vorangehensweise für dich gefunden hast! Natürlich meinte ich mit dem nein sagen nicht, dass wir anderen nicht helfen sollten oder uns vor Aufgaben drücken. Aber es sollte ein Limit an solchen Aufgaben geben, ganz gleich ob privat oder beruflich.
      Mein Mann ist gelernter Maler. Er wird sehr oft darum gebeten, bei Freunden und Familie bei Renovierungen zu helfen oder zu beraten. Das zB ist ein Stück weit ja in Ordnung. Bei manchen Personen artet es aber aus und sie nutzen ihn aus,obwohl sie zB wissen dass bei uns dies oder jenes ansteht. In dem Fall ist es sogar wichtig, einfach nein zu sagen

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